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Gestion du temps : 89% des salariés français travaillent dans l’urgence !

18 juin 2020

Gestion du temps

Focus sur un fléau dans nos entreprises : le culte de l’urgence

“Je ne comprends pas, je n’ai rien pu faire de ce que j’avais prévu ! Le temps passe à une vitesse !”

Voici sans doute une des phrases les plus entendues actuellement en entreprise.

Gestion du temps – Gestion des tâches – Efficacité personnelle TRAVAILLER DANS L’URGENCE !

C’est une évidence, notre société a augmenté la cadence : accélération technique, des rythmes de vie, des changements sociaux, du volume d’informations à traiter…

Pourtant, c’est un paradoxe : le temps est stable, il ne s’accélère pas ; ce sont bien nos rythmes de vie qui accélèrent et provoquent le sentiment que le temps passe plus vite.

C’est d’ailleurs un sujet qui passionne, inquiète, fait débat actuellement : des livres, des conférences, des colloques importants explorent la relation de l’homme contemporain au temps et s’inquiètent de la tyrannie de l’immédiateté dans nos vies, du culte de l’urgence

Ce culte de l’urgence, de la performance, s’impose à tous les niveaux. Désormais, nous vivons selon le précepte : “plus j’agis, mieux je vaux”.

La technique, sensée nous permettre de gagner du temps, a surtout augmenté la charge de travail produite.

Le TGV réduit les distances, le speed-dating remplace le long processus de séduction, les fast-foods ont démocratisé la pratique du repas sur le pouce, les salles de marché traquent le temps 24h/24, la justice organise des comparutions immédiates, les médias diffusent l’information en continu… Toute la société est prise dans le même tourbillon.

Dans notre quotidien nous retrouvons le même diktat ; on constate que même les moments de repos sont assujettis à la rentabilité. Dans les transports en commun, tout temps mort est scrupuleusement évité. Les tapis roulants accélèrent les déplacements des usagers, dont certains profitent pour avancer tout en lisant. Le temps d’attente du prochain métro est indiqué sur le quai et la carte Navigo permet de passer plus vite les contrôles. Même chose à l’intérieur du TGV : pas question de prendre le temps d’observer le paysage qui défile, il faut l’optimiser en en profitant pour faire d’autres choses : sa liste de courses, téléphoner ou travailler sur son ordinateur portable.

Le gain offert par la technique est ainsi réinvesti immédiatement : nous produisons plus vite mais aussi bien davantage. Les gains de vitesse sont donc absorbés par l’augmentation du volume de travail et d’information à traiter. « Il faut tout lire, tout faire et ASAP ».

89% des salariés français travaillent dans l’urgence

Évidemment cela se retrouve dans l’entreprise : 89 % des salariés français déclarent travailler dans l’urgence, selon une étude menée en 2012 par l’éditeur Web Sciforma et la société Zebaz.com auprès de 8260 salariés ; et tous se plaignent de l’impact sur leur vie privée.

Des agendas trop remplis, plus de stress et toujours moins de temps, indiquent les sondés, parmi lesquels dirigeants, responsables mais aussi chefs de projets et assistants.

Les témoignages ne manquent pas : « On nous demande de faire 2 journées en une », « On a licencié la moitié du personnel sans diminuer le travail à réaliser ! ». « On est en sous-effectif, on croule sous la charge ».

Les constats aussi : la boîte mail déborde, la charge de travail n’est pas planifiée, les incendies à éteindre se succèdent, tout est fait dans l’urgence.

Tous les échelons de la hiérarchie se déclarent confrontés à cette pression quotidienne. Pire : l’étude révèle que la plupart réalisent en priorité les tâches “urgentes” avant les tâches importantes… celles-ci n’étant traitées qu’une fois devenues “urgentes”… et donc des problèmes à traiter dans le stress !

Les personnes établissent bien des “to-do lists” (liste de tâches)… mais elles ressemblent à une succession de souhaits à accomplir comme par magie, sans tenir compte des contraintes inhérentes et des sous-étapes qui mènent à la réalisation d’un projet. Notamment, les imprévus ne sont pas pris en compte : interruptions multiples, pannes informatiques, annulation de son rendez-vous, collègue en retard, etc.

Ces événements, justement parce qu’on ne les a pas envisagés, ont un impact émotionnel dévastateur car ils entraînent colère et dévalorisation de soi.

Les effets néfastes des “interrupteurs technologiques”

Autres “voleurs de temps” : les e-mails et téléphones, pourtant sensés améliorer le confort des travailleurs.

Si les outils de communication électronique offrent de nombreuses potentialités techniques et organisationnelles, ils conduisent aussi à une profonde mutation des systèmes d’organisation des entreprises. Les outils se sont imposés à leurs utilisateurs (salariés notamment) sans une réelle appropriation de leur part (et sans avoir été formés).

84% des personnes interrogées pensent qu’ils perturbent leur concentration et, pour 89%, ils renforcent le sentiment d’urgence.

Selon l’Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises, les effets contraignants de la messagerie électronique peuvent être appuyés par un certain nombre de constats chiffrés par des chercheurs au cours de leurs travaux :

  • 56% des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception
  • 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour
  • 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle
  • 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font en réalité bien plus souvent : toutes les 5
 minutes
  • 64 secondes, c’est le temps que l’on met en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée lorsque l’on est interrompu par l’arrivée
 d’un message.

Les travailleurs se disent souvent impuissants face à ces “interrupteurs technologiques”. Mais il “suffit” de ne pas être notifié de l’arrivée d’un nouvel email pour ne pas être interrompu. L’email n’est pas fait pour les urgences, car vous ne pouvez pas savoir si votre interlocuteur est disponible pour le lire ; vous n’envoyez pas un email aux pompiers quand il y a le feu chez vous, n’est-ce pas ?

C’est donc bien un travail sur soi à réaliser avant tout.

En somme, il faut accepter de ne pas être réactif. Il s’avère que l’adage bien connu de la gestion du temps se vérifie souvent : il y a rarement d’urgence, par contre il y a beaucoup de gens en retard. Le manque d’anticipation est ainsi le principal générateur de stress ; sa cause principale ? une organisation défaillante avec une gestion uniquement à court terme de la plupart des entreprises : des réunions organisées au dernier moment, sans ordre du jour précis, sans plan d’actions suivi, des priorités qui changent fréquemment, …

Le constat est sévère mais bien évidemment des solutions existent.

Retour d’expérience au sein d’Actinuum

Prenons l’exemple du cabinet de formation ACTINUUM, spécialisé dans le Management de projets ; celui-ci a ainsi intégré un module de gestion du temps et de la charge de travail dans son catalogue, pour répondre au nombre croissant de demandes de ses clients dans l’attente de solutions pratiques pour remédier à toutes les dérives observées, et à la perte d’efficacité engendrée.

Car un mal commun touche les formations sur la gestion du temps : On y apprend un tas de bonnes pratiques, mais trop peu sont appliquées et produisent des résultats.

Pour répondre à cette problématique, ACTINUUM a intégré dans sa formation d’une journée un re-paramétrage d’Outlook et complète cette séquence collective par un accompagnement individuel sur le poste de travail de 2h, afin de s’assurer que la méthode est appliquée et corriger les incompréhensions potentielles.

Résultat mesuré : Entre 45 minutes et 1h30 gagnées par jour !

De quoi ré-équilibrer un peu le “pro” et le “perso”.

 

Laurent Fouache
Formateur et coach en entreprise
Responsable de l’offre Management & Efficacité personnelle – ACTINUUM

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