Actinuum et NQI remercient l’ensemble des membres du club ayant participé à ce débat sur l’implantation d’un outil logiciel et de la culture projet. Forts de leurs diverses expériences, ces deux heures furent marquées par de nombreux échanges entre membres du Club qui permirent d’entrevoir des clefs pour conduire cette opération.
Il ressort des débats que la mise en place d’un logiciel de projet n’a d’efficacité que s’il s’intègre dans une cohérence culturelle, managériale et méthodologique. Il représente un profond changement organisationnel et comportemental qui nécessite de revoir les rôles et responsabilités des acteurs au sein de l’organisation.
« C’est de ses erreurs que l’on apprend », certains membres du Club ont reconnu bien volontiers qu’ils avaient compromis la réussite de l’implantation de l’outil parce qu’ils n’avaient pas réussi une concertation efficace avec les usagers de l’outil et les acteurs du mode projet. Mettre en place une organisation matricielle, définir les règles de gestion en continue (définition, suivi, priorisation) des portefeuilles, uniformiser les pratiques et former en interne à la gestion de projet ne suffit pas.
Comme tout changement, ce projet créé de l’insécurité pour les hommes impactés par le changement. La redéfinition des rôles et responsabilités peut être perçue comme une perte apparente de pouvoir. De même, l’apprentissage de nouvelles compétences en gestion de projet peut causer de l’insécurité, voir de l’impuissance face à ce bouleversement profond et cette remise en cause des acquis.
« L’homme est le point central de la réussite de ce changement ». D’autres membres du club ont pu illustrer cette phrase de part leur expérience positive et nous aider à identifier des facteurs de réussite. Sans vouloir donner une méthode packagée pour implanter l’outil, nous avons pu détecter les points clefs suivants : implication des personnels au plus tôt, soutien de la direction, objectifs clairs et partagés, Leadership motivant, formation et soutien des utilisateurs dans l’apprentissage de la gestion de projet, acceptation de la responsabilité individuelle accompagnement dans la mise en œuvre…
Quelque soit le mode opératoire, il est important au préalable de poser un diagnostic de maturité et de sensibilité des acteurs. Si les conditions énumérées ci-dessus ne sont pas présentes, si les angoisses sont trop fortes, si la volonté d’engagement n’est pas acquise… alors, comme l’a souligné un membre, il faut savoir reculer et conclure que le moment n’est pas propice à l’action.
Si au contraire, ces conditions sont réussies, les hommes peuvent alors être au cœur de la transformation. Certains membres ont ainsi mis en place une ou des équipes internes de projet. L’intérêt de cette approche est que l’organisation par projet va naître de l’interne et que les équipes vont apporter leurs propres réponses à leurs besoins. De part une analyse des impacts, ils vont concevoir un plan d’actions cohérent et partagé de tous.
Pour que ces équipes produisent les résultats attendus, elles doivent expérimenter elle-même le mode projet et l’outil. On retiendra cette phrase d’un des membres «L’outil est la dernière pierre », c’est souvent le cas. NQI et Actinuum proposent d’accélérer le processus de familiarisation à l’outil en l’utilisant au plus tôt dans la démarche. La constitution d’une équipe de travail en interne est idéale pour expérimenter le mode projet, concevoir les livrables, les indicateurs, les modalités de gestion et se familiariser NQI Orchestra ! Avant même l’implantation définitive de l’outil, Actinuum suggère de former et accompagner es équipes au mode projet et à NQI Orchestra.
Les équipes internes intègrent les bénéfices de l’outil dans la conduite de leur projet de changement (définition de la méthodologie, de l’organisation interne, plan de formation généralisé, pilotage de l’action interne…). Il devient alors naturel de concevoir le cahier des charges de l’outil. Les résistances au changement sont levées car ils deviennent acteurs de leur transformation et expérimentent eux-mêmes le mode projet.
Nous retiendrons de cette conférence débat, que la réussite de l’implantation de NQI Orchestra et du mode projet a pour fondements le continuum entre la maturation de l’organisation, des processus de gestion, des modes de management, des compétences et des hommes.
Il est essentiel d’accompagner la démarche à travers les pistes évoquées pour que l’entreprise/collectivités et les hommes qui les composent dépassent les angoisses associées aux changements et deviennent les procréateurs du Mode projet en se réalisant dans la vision, l’organisation, l’action collective et l’outil !
Article rédigé par Gwénaël Rigolé
